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Une planification rigoureuse et une communication efficace permettront aux entreprises de se préparer à une situation d’urgence. Si une entreprise doit fermer ses portes en raison d’une situation d’urgence, la mise en place de pratiques et de plans établis peut atténuer les répercussions sur ses activités. Ces plans et stratégies de communication permettront aux propriétaires d’entreprises de communiquer plus efficacement des renseignements importants aux membres de leur personnel et à leurs clients. De plus, la mise en œuvre de ces initiatives peut prolonger la durée de leurs activités commerciales avant la fermeture et contribuer ensuite à la reprise des activités dans les meilleurs délais.
CONNAISSEZ LES RISQUES
L’entreprise est-elle située dans un secteur boisé? Une zone inondable? Est‑elle susceptible d’être victime d’une cyberattaque?
Avez-vous une assurance?
- La plupart des compagnies d’assurance ont des experts en gestion des risques qui peuvent vous aider à planifier les situations d’urgence.
- Examinez la protection dont vous bénéficiez pour vous assurer que des catastrophes comme des inondations, des refoulements d’eaux usées, des incendies, etc., sont couvertes pour protéger vos biens.
Sauvegarde des données
- Conservez vos documents en dehors du site ou numérisez‑les pour les conserver dans une installation infonuagique.
- Utilisez un système dont tout le monde peut se servir à distance et dont les renseignements sont conservés sur un seul serveur.
PRÉPAREZ UN PLAN
Élaborez un plan de continuité des activités.
Désignez une personne ou un comité chargé d’élaborer le plan en tenant compte des priorités suivantes : sécurité du personnel, protection des biens, continuité des activités. Ce plan doit être examiné chaque année. Vous devrez tenir compte des éléments suivants :
- Les employés peuvent-ils travailler à distance? Ont-ils les outils pour le faire?
- Existe-t-il des trousses d’urgence et les employés savent-ils où elles se trouvent?
- Quel sera le rôle des employés?
- Des exercices sont-ils effectués? Les employés savent-ils comment évacuer l’immeuble?
- Comment communiquerez-vous avec les employés? Avec les clients?
- L’entreprise peut-elle fonctionner à distance? Une source d’alimentation de secours est-elle nécessaire?
Élaborez un plan de communications.
- Comment l’entreprise communiquera-t-elle avec les clients? Quel sera le message communiqué? Y aura-t-il un changement de lieu? Des heures d’ouverture? Des coordonnées des personnes-ressources?
- Comment l’entreprise communiquera-t-elle avec les employés? Quel sera le message communiqué? Travailleront-ils à domicile? Est-il sécuritaire pour eux de venir sur le lieu de travail? Leur horaire de travail a-t-il changé?